KEGIATAN LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN KHUSUS PENGADILAN NEGERI MEDAN

Dosen Pengampu :

Nur Aini M.IP

Disusun Oleh :

Kelompok 4

1.      Nanda Ariesta K Gt    (0601172956)

2.      Fadillah Aulia             (0601172025)

3.      Winda Wulandari        (0601173071)

4.      Rindi Antiwi               (0601171020)

5.      Maya Syahputri           (0601173086)

6.      Winda Syarifah           (0601172052)

7.      Nia Afrilla Wijaya       (0601173061)

8.      Andini Novi Yanti      (0601171016)

9.      Marina Mutiara           (0601171009)

 

Layanan Sirkulasi Perpustakaan Khusus Pengadilan Negeri Medan

I.                   Perpustakaan Khusus

a.       Pengetian Perpustakaan Khusus

Menurut Sulistyo-Basuki (1993) dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan mengartikan perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, maupun perpustakaan swasta. Pengertian lainnya, menurut Undang-Undang No.47 tahun2007 tentang Perpustakaan, “perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperutukan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah atau organiasi lainnya.” Perpustakaan khusus seringkali disebut perpustakaan kedinasan, karena keberadaan perpustakaan tersebut ada pada lembaga pemerintahan atau lembaga swasta. Perpustakaan tersebut diadakan sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan, baik langsung maupun tidak dengan instansi induknya. Oleh karena itu tugas dan fungsi perpustakaan khusus adalah menyediakan sumber-sumber informasi dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan kegiatan organisasi yang menaungi perpustakaan tersebut. Pemakai perpustakaan biasanya terbatas pada para pegawai lembaga tersebut.

II.                Layanan Sirkulasi

a.       Pengertian Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan pustaka. Dalam dunia ilmu perpustakaan, pelayanan sirkulasi sering juga disebut dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka. Namun, sebenarnya pengertuan sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Menurut Martoatmojo Karmidi (1998 : 43), betapapun besar koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, tetapi kalau sirkulasi dan pelayanannya tidak lancer atau hanya sedikit dalam memanfaatkannya maja kecil sajalah arti perpustakaan tersebut. Namun sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik.

 Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan jasa perpustakaan yang berhubungan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan tepat waktu dan untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.[1]

b.      Kegiatan-Kegiatan Layanan Sirkulasi

1.      Keanggotaan

Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada pungutan uang pendaftaran danada pula yan tidak menyerahkan foto diri serta foto kopi tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasibilitas perpustakaan. membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan.[2]

Menurut Sutarno, N.S (2003 : 98-99): Kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:

1)      Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hakpembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.

2)      Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3)      Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang di pinjam oleh para pembaca.

4)     

Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebaga data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.

Berikut ini merupakan prosedur keanggotan di Pengadilan Negeri Medan

1)      Karyawan melapor ke pustakawan. Hanya pegawai/karyawan Pengadilan Negeri Medan saja yang dapat menjadi anggota perpustakaan sesuai dengan kebijakan perpustakaan yang ada. Setiap pegawai/karyawan yang ingin menjadi anggota perpustakaan harus melapor dahulu ke pustakawan agar pustakawan dapat memprosesnya dan membuatkan kartu anggota.

2)      Karyawan mengisi formulir keanggotaan perpustakaan. Setelah melapor ke pustakawan untuk mendapatkan kartu anggota, selanjutnya pegawai/karyawan mengisi formulir keanggotaan dibuku polio berupa riwayat hidup seperti nama, NIP, alamat rumah beserta nomor telepon.

3)      Petugas mencatat kedalam buku anggota dan memasukan kedalam komputer. Setelah pegawai/karyawan selesai mencatat riwayat hidupnya. Maka petugas/pustakawan menginput data calon anggota ke komputer berupa nama beserta NIP nya.

4)      Pencatatan administrasi perpustakaan dengan membuat kartu anggota. Setelah tiga proses diatas selesai maka proses selanjutnya yaitu pembuatan kartu anggota. Pembuatan kartu anggota hanya dengan menulis nama, NIP dan alamat pegawai/karyawan saja pada kartu anggota. Kartu anggota sudah tersedia hanya tinggal ditulis saja riwayat hidupnya.

2.      Peminjaman

Sudah menjadi suatu kewajiban , setiap bahan pustaka yang masuk dan keluar harus dicatat agar terorganisasi dan terawasi dengan sebaik-baiknya. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pemeliharaan bahan-bahan pustaka agar tidak hilang dan rusak serta memudahkan pemeliharaan. Maka dari itu dalam proses peminjaman petugas peminjaman memeriksa kartu anggota kemudian mengambil serta memeriksa kartu registrasi anggota dalam  laci peminjaman. Pada buku yang akan dipinjam terdapat kartu buku dan kartu peminjaman.

Berikut merupakan prosedur peminjaman buku di Pengadilan Negeri Medan:

1)      Anggota mengisi daftar pengunjung. Setiap anggota yang berkunjung ke perpustakaan wajib mengisi daftar pengunjung. Pengunjung atau anggota perpustakaan mengisi daftar pengunjung dengan menulis nama, tanggal berkunjung beserta tanda tangan di buku polio.

2)      Anggota mencari buku yang ingin dipinjam, langsung ke rak buku. Anggota perpustakaan dapat langsung mencari buku yang mereka pinjam ke rak buku atau dapat meminta pustakawan atau penjaga untuk mencarikan buku yang mereka butuhkan.

3)      Menyerahkan buku ke meja peminjaman. Setelah buku yang mereka butuhkan dapat, selanjutnya menyerahkan buku ke meja peminjaman atau memberikan langsung kepada pustakawan atau penjaga agar buku tersebut dapat diproses langsung untuk dipinjam.

4)      Menyerahkan kartu anggota (kartu anggota ditahan selama masa peminjaman). Kartu anggota merupakan syarat dalam peminjaman buku, tanpa kartu anggota maka pegawai dilarang meminjam buku. Oleh karena itu kartu anggota ditahan selama proses peminjaman untuk dijadikan jaminan.

5)      Menuliskan tanggal pengembalian buku pada lembar pengembalian (date slip) yang ditempelkan pada buku. Petugas/pustakawan menulis tanggal kapan buku dipinjam dan tanggal kapan buku di kembalikan pada date slip yang ditempelkan di buku dan pada buku polio peminjaman buku.

6)      Tuliskan nama peminjam, judul buku, pada bon peminjaman buku dan pengembalian. Selanjutnya petugas/pustakawan menulis nama peminjam, judul buku, nama pengarang buku beserta tanda tangan si peminjam buku yaitu anggota perpustakaan.

7)      Bon bewarna putih dan kartu anggota perpustakaan dijadikan satu dan di simpan oleh penjaga perpustakaan. Bon bewarna putih dan kartu anggota perpustakaan dijadikan satu dengan penjepit kertas lalu dimasukan dilaci tempat kartu anggota dan bon disimpan dan kartu anggota ditahan selama masa peminjaman.

8)      Bon peminjaman warna kuning diberikan kepada pemustaka. Bon putih untuk petugas, sedangkan bon kuning diberikan kepada anggota perpustakaan untuk tanda bukti bahwa mereka meminjam buku.

3.      Pengembalian

Menurut buku pedoman perguruan tinggi Depdikbud (2004:81) “buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihat keadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya”. Perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengembalian adalah bukti transaksi peminjaman yaitu kartu anggota dan kartu buku yang disimpan petugas, kotak peminjaman, cap tanggal serta bantalan cap.

Ada pun dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan yaitu :

1)      Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan

2)      Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian

Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka yaitu :

1)      Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam

2)      Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pengembalian

3)      Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal

4)      Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku

5)      Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan katu peminjaman[3]

Berikut merupakan prosedur pengembalian buku di Pengadilan Negeri Medan:

1)      Anggota mengisi daftar pengunjung. Setiap anggota yang berkunjung ke perpustakaan wajib mengisi daftar pengunjung. Pengunjung atau anggota perpustakaan mengisi daftar pengunjung dengan menulis nama, tanggal berkunjung beserta tanda tangan di buku polio.

2)      Peminjam mengembalikan buku pinjamannya dimeja peminjaman beserta bon bewarna kuning. Agar petugas/pustakawan dapat memeriksa apakah judul buku dan pengarang buku sesuai dengan yang ada di bon peminjaman.

3)      Cek daftar pengembalian (date slip), terlambat atau tidak. Setelah judul buku dan pengarang buku sesuai dengan bon, selanjutnya memeriksa date slip yang ada di buku polio peminjaman.

4)      Cek kartu buku dibawah tanggal pengembalian. Setelah memeriksa tanggal pengembalian yang ada di buku polio peminjaman selanjutnya memeriksa date slip yang ditempelkan dibuku apakah sudah sesuai atau tidak.

5)      Bila telah sesuai, coret tanggal kembali pada kartu buku dan daftar pengembalian. Setelah itu dicoret agar petugas/pustakawan tau buku mana yang sudah dikembalikan.

6)      Masukan kartu buku pada kontong buku. Setelah dicoret petugas/pustakawan memasukannya lagi ke kantong buku yang ada dibelakang sampul buku.

7)      Kembalikan kartu anggota pada pemustaka. Kartu anggota dikembalikan agar anggota perpustakaan dapat meminjam lagi buku yang mereka ingin pinjam.

8)      Simpan buku tersebut pada tempat khusus atau langsung kembalikan ke rak. Petugas/pustakawan biasanya langsung menyusun kembali buku ke rak ataupun meletakannya ditempat khusus yaitu laci dibawah meja layanan sirkulasi untuk diperiksa apakah buku tersebut sudah rusak atau masih bagus.

4.      Perpanjangan

Bagian pelayanan sirkulasi bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan.[4] koleksi yang dipinjam di perpustakaan apabila sudah habis waktu peminjamannya namun masih dirasa diperlukan oleh pengguna, maka bisa diberlakukan perpanjangan peminjaman. Dengan syarat pengguna harus mengkonfirmasi kembali kepada petugas layanan sirkulasi bahwa koleksi tersebut ingin diperpanjang lagi masa peminjamannya.

Berikut merupakan prosedur perpanjangan buku di Pengadilan Negeri Medan:

1)      Anggota mengisi daftar pengunjung. Setiap anggota yang berkunjung ke perpustakaan wajib mengisi daftar pengunjung. Pengunjung atau anggota perpustakaan mengisi daftar pengunjung dengan menulis nama, tanggal berkunjung beserta tanda tangan di buku polio.

2)      Anggota melapor ke petugas. Anggota perpustakaan yang ingin memperpanjang proses peminjaman buku harus melapor dahulu ke petugas/pustakawan agar dapat di proses.

3)      Anggota menyerahkan buku beserta bon peminjaman. Petugas/pustakawan memeriksa terlebih dahulu apakah judul buku dan pengarang buku sesuai dengan yang ada di bon.

4)      Menulis tanggal perpanjangan waktu pada kartu buku dan daftar peminjaman buku. Petugas/pustakawan mengambil kartu pada kantong buku untuk menuliskan tanggal perpanjangan waktu dan menuliskan hal yang sama pada daftar buku peminjaman.

5)      Petugas menyerahkan kembali buku beserta bon kepada anggota. Setelah proses perpanjangan waktu peminjaman selesai petugas/pustakawan langsung mengembalikan buku dan bon bewarna kuning ke anggota perpustakaan.

5.      Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004b: 83) prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :

1)      Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan

2)      Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal

3)      Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian

Menurut Sutarno, N.S (2003:104) apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan sebagai berikut :

1)      Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum

2)      Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu

3)      Khusus diperpustakaan perguruaan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis.

6.      Sanksi

Tujuan Sanksi diberikan kepada pengguna atau user yang melanggar peraturan peminjaman buku. Dengan dikenakan sanksi ini, diharapkan kedisiplinan tetap terjaga dan memiliki rasa bertanggungjawab,  sehingga perpustakaan menjadi makin tinggi. Adapun macam macam Sanksi yang diberikan kepada user atau pengguna yaitu antara lain :

1)      Sanksi peringatan atau teguran.

2)      Sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku.

3)      Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam di perpustakaan dalam jangka waktu tertentu.

Cara memberikan sanksi sebagai berikut :

1)      Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran.

2)      Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan.

3)      Bila sanksi – sanksi itu berupa sanksi peringatan atau denda, peringatan atau denda itu dapat langsung diberikan kepada pemakai yang melanggar.

4)      Bila sanksi yang dikenakan berupa sanksi administrarif, diusulkan kepada kepala perpustakaan agar memberikan sanksi tersebut[5].

7.      Bebas Pinjam

Bebas tagihan adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan atau menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka. maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam.  Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 84): Prosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:  Ujian akhir, Yudisium, Penerimaan ijazah, Pindah studi keperguruan tinggi lain.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan (2004 : 83-84): Pemberian surat keterangan “bebas pinjam” dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1)      Pengguna yang membutuhkan keterangan “bebas pinjaman” menyerahkan tanda pengenal.

2)      Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3)      Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.

4)      Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.

5)      Petugas mengisi tanda bukti : bebas pinjaman dengan identitas pengguna.

---

[1] Faisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustkaan di Unit Pelaksanaan Teknis Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta”, 2012, h.27-28

[2]Darmono, 2004. Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, Grasindo, Jakarta: Grasindo. hlm. 77

[3]Hidayati Rauddah Hutasoit, “Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara” jurnal Iqra’ Volume 06 No.01, Mei 2012

[4] Darmono, “Perpustakaan Sekolah”, (Jakarta: Grasindo, 2007) Hlm. 175

[5]Lasa HS. ManajemenPerpustakaan. Yogyakarta : Gama Media 2005.hlm 98