LAYANAN SELF SERVICE PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

LAYANAN SELF SERVICE PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

Oleh : Winda Wulandari

Abstrak : Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 24 Ayat ke 3 menyatakan bahwa perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Pelayanan sebagai salah satu tugas perpustakaan Perguruan Tinggi yang bertujuan untuk mewujudkan visi dan misi perpustakaan menjadikan pelayanan sebagai elemen penting untuk selalu ditingkatkan kualitasnya sesuai dengan dimensi pelayanan yang ada. Salah satu pelayanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna dan sering digunakan oleh pengguna adalah layanan sirkulasi, sehingga pelayanan sirkulasi dituntut untuk senantiasa memberikan layanan yang serba cepat.

A. Pendahuluan

Saat ini perpustakaan ada yang menerapkan layanan sirkulasi dengan bantuan pustakawan, namun ada juga peprustakaan yang menerapkan layanan sirkulasi dengan sistem layanan mandiri (self service). Peprustakaan yang menerapkan sistem layanan mandiri ini akan sangat berbeda manajemennya dengan sistem layanan yang dilayani oleh pustakawan. Pelayanan sirkulasi di Perpustaaan Universitas Negeri Medan (UNIMED) menggunakan sistme otomasi dalam melaksanakan kegiatannya khususnya adanya layanan mandiri yang dapat dipakai pengguna secara langsung karena pada dasarnya pelayanan sirkulasi memerlukan sistem yang efisien dan mudah dijalankan agar pengguna dapat melakukan transaksi dengan cepat, tepat, dan akurat yang pada akhirnya mampu meningkatkan tingkat evektifitas layanan. Pada peminjaman, pengembalian, dan pengamanan perpustakaan universitas negeri medan ini menggunakan teknologi RFID (Radio Frequensi Identification) berbasis teknologi informasi dimana layanan menitik beratkan pada penggunaannya sendiri dengan proses yang sangat cepat. Perkembangan RFID (Radio Frequensi Identification) menjadi primadona perpustakaan dalam menjaga keamanan dari koleksi perpustakaan dan dari hal-hal yang dapat merugikan peprustakaan itu sendiri.

1. Layanan mandiri

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kata layanan berarti perihal cara melayani, sedangkan mandiri adalah keadaan dapat berdiri sendiri, tidak bergantung kepada orang lain. Jadi  layanan mandiri merupakan layanan yang dilakukan oleh dan untuk diri sendiri tanpa bantuan orang lain atau tidak bergantung pada orang lain. Layanan mandiri bukan saja menyangkut mesin peminjaman/pengembalian mandiri, tetapi juga bisa menyangkut pendaftaran anggota secara mandiri.

Pada dasarnya melakukan peminjaman maupun pengembalian secara mandiri baik yang berbasis barcode, RFID ataupun keduanya mempunyai cara yang sama atau tidak. Adapun langkah-langkah untuk melakukan peminjaman dan pengembalian dengan layanan mandiri, sebagai berikut :

1.      Pemustaka mengambil koleksi yang akan dipinjam

2.      Pilih pinjam atau peminjaman pada desktop

3.      Melakukan scan kartu anggota dengan barcode atau RFID

4.      Meletakan buku pada RFID reader atau melakukan scan pada barcode buku satu persatu

5.      Pilih keluar

6.      Bukti peminjaman akan keluar dari printer

Sedangkan untuk melakukan pengembalian langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.      Pilih tombol kembali atau kembalikan pada desktop

2.      Letakkan buku pada RFID atau lakukan scan pada barcode buku

3.      Tunggu sampai daftar buku yang dipinjam muncul dilayar

4.      Pilih keluar

5.      Tunggu hingga struk pengembalian keluar.

Berdasarkan pembahasan diatas layanan mandiri pada perpustakaan unimed, bisa berarti peminjaman, pengembalian buku yang dilakukan oleh penguna sendiri tanpa bantuan pustakawan atau pun layanan perpustakaan lainnya yang tidak berbantuan petugas. Pada layanan mandiri, pemustaka yang ingin melakukan peminjaman atau pengembalian buku cukup datang kemesin layanan mandiri tanpa harus kebagian sirkulasi. Pada beberpa perpustakaan yang sudah menerapkan bookdrop, pemustaka bisa mengembalikan buku walaupun perpustakaan sudah ditutup. Biasanya bookdrop diletakkan didepan gedung perpustakaan sehingga pengunjung dapat mengembalikan buku tanpa masuk ke dalam gedung perpustakaan.

a. Layanan Peminjaman Mandiri (Self Service Check-Out)

Layanan peminjaman mandiri (self service check-out) adalah layanan yang disediakan bagi pengguna yang ingin meminjam koleksi perpustakaan. Sesuai dengan namanya, layanan peminjaman koleksi peprustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Berbeda dengan peminjaman koleksi secara manual yang masih dibantu dengan interaksi antara pengunna dengan pustakawan.

Peminjaman koleksi dilakukan dengan menggunakan mesin layanan mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Pada mesin ini menampilkan instruksi pada layar untuk memandu pengguna. Kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) peminjaman yang dapat disimpan pengguna untuk referensi ketika ingin mengetahui batas waktu peminjaman.

b. Layanan Pengembalian Mandiri (Self Service Check-In/returns)

Layanan ini telah disediakan bagi pengguna yang ingin mengembalikan koleksi perpustakaan yang telah dipinjam. Sesuai dengan namanya, layanan pengembalian koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Pengembalian koleksi secara mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Mesin akan menampilkan instruksi pada layar untuk memandu pengguna, kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) pengembalian yang dapat disimpan pengguna untuk referensi.

2. Security Gate

Security Gate merupakan alat keamanan pada perpustakaan untuk mencegah pencurian koleksi. Alat ini berbentuk gerbang pada pintu keluar masuk perpustakaan yang dapat mendeteksi adanya koleksi yang dibawa keluar tanpa dipinjam terlebih dahulu dengan berbunyi alarm.

Penyebutan berbasis RFID dikarenakan pengguna RFID pada koleksi perpustakaan dan kartu anggota. Adapun hardware yang digunakan untuk sistem layanan ini, yaitu PC (Personal Computer), RFID Reader, printer struk bukti pinjam/kembali, dan security gate untuk keamanan koleksi. Selanjutnya ada kendala-kendala pada penerapan peminjaman dan pengembalian berbasis RFID ini yaitu :

3. Kendala dan upaya peminjaman dan pengembalian pada layanan mandiri

Kendala-kendala yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas Negeri Medan yaitu terjadi eror baik pada mesin peminjaman maupun pengembalian, kelalaian pemustaka saat menggunakan mesin, pemadaman listrik dan pengguna sama sekali belum perna menggunakan layanan mandiri

Untuk  upayanya sendiri perpustakaan sudah secara cepat menugaskan IT untuk mengecek kesalahan pada mesin, pustakawan akan memberitahukan kepada pemustaka saat melakukan kesalahan, menggunakan genset untuk pemadaman listrik.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perpustakaan Universitas Negeri Medan sudah menggunakan layanan mandiri, yang mana layanan ini terdiri dari peminjaman dan pengembalian buku mandiri yang mudah dipelajari, namun juga hampir setengahnya menyatakan menggunakan layanan ini tidak mudah dikarenakan beberapa faktor salah satunya pengguna yang mengaku baru pertama kali menggunakannya, kemudian efisiensi yang mna transaksinya tidak memakan banyak waktu, dan kepuasan yang mana dengan layanan mandiri ini pengguna sudah tidak merasa kerepotan mencatat tanggal peminjaman ataupun pengembalian buku.

Saran

Untuk sarannya sendiri layanan mandiri di perpustakaan Universitas Negeri Medan ini lebih memperhatikan kendala-kendala yang timbul, agar pengguna merasa puas dengan layanan yang diberikan.

Daftar Pustaka

Dempsey, Beth. 2010. “State of Self-Service”, journal library

Meylan Sihombing, 2017. “Layanan Mandiri Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED), (Skripsi), Jurusan Ilmu Perpustakaaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara